Notion : le must have de la gestion de projet9 min read

 

Notion est la nouvelle tendance de workplace tout-en-un.

Simplicité et rapidité sont les mots d’ordre. L’application regroupe bloc note, tableur, calendrier, liste de tâche et bien plus encore.

Là où les leaders de la gestion de projets collaboratifs, se limitent dans leur propre activité, Notion mélange et améliore toujours plus les diverses fonctionnalités de gestion. Plus besoin d’ouvrir une grande quantité de fenêtres différentes et de passer d’une application à l’autre pour organiser et gérer ses projets.

 

 

 

 

Mais comment fonctionne Notion concrètement ?

 

Notion est une application totalement accessible et exploitable en version gratuite. Il suffit de la télécharger et de créer un compte.

Passer de l’ordinateur à la tablette n’est plus un  problème car votre bureau de travail personnalisé se synchronise entre vos différents appareils.

Efficace en gestion de projet, puisque Notion permet aussi de partager des espaces de travail avec vos collègues pour que vous puissiez tous les consulter et les modifier.

Pour avoir accès à des fonctionnalités supplémentaires, L’application propose diverses offres plus ou moins payantes. Ces prix évoluent notamment en fonction du nombre de collaborateurs présents sur un même Workplace.

 

 

 

 

 

Comment l’utiliser en gestion de projet ?

 

Sur Notion, vous pouvez tout créer de A à Z, du tableau de bord principal à la page personnalisée. Il y a des zones de texte et des blocs de bases de données déjà préconçues qu’il vous suffit de remplir. Si vous êtes doué en développement web, vous pouvez également insérer des morceaux de code dans l’application et créer vos propres fonctionnalités.

Toujours est-il que la liste des outils proposées par Notion est exhaustive et largement suffisante afin de mener à bien vos projets.

Quels sont donc les outils les plus intéressants ?

 

Les mentions

Dans un cadre collaboratif, Notion vous permet de mentionner le nom d’un collaborateur à n’importe quel endroit. Vous pouvez, de ce fait, indiquer une mission à quelqu’un en le mentionnant et il recevra la notification lorsqu’il se connectera sur la plateforme.

Les propriétés

Ajouter des propriétés aux tableaux est la chose la plus basique pour les utilisateurs de Notion.

Lorsque vous créez une to-do List sous forme de tableau, vous pouvez ajouter des propriétés telles que le statut, la date, les personnes affiliées, les documents de références, le lien d’accès, et bien plus encore. Grâce aux propriétés vous pouvez créer des relations entre vos différents blocs de base de données même s’ils ne sont pas sur la même page. Vous pouvez même afficher le pourcentage de progression en fonction des tâches réalisées.

 

La vue Chronologique

Les blocs placés dans vos pages peuvent être visionnés sous différents angles.

Par exemple, vous pouvez visualiser votre calendrier sous forme de liste de tâche ou sous forme de tableau en cliquant simplement sur “éditer la vue” ou “ajouter une vue”.

La vue chronologique est un angle très utilisé qui permet d’avoir un aperçu des deadlines de chaque tâche et de les ajuster si besoin, tel un diagramme de GANTT.

 

Les Statuts

Si on pouvait toujours classer nos missions par  “non commencées”, “en cours” ou “terminées” ce serait trop beau.

La vérité est telle qu’en gestion de projet, il existe plusieurs sous-catégories de statut. Parfois la mission est libellées “à faire” mais sous ce nom elle pourrait aussi être “non commencée” ou “à faire demain”. Pour répondre à cette problématique Notion a mis en place une nouvelle propriété qui permet de créer des groupes de statut.

Les filtres

Parfois les listes de tâches sont longues, elles ont plusieurs propriétés différentes et on ne s’y retrouve plus.

Pas de soucis, Notion a encore tout prévu ! Si l’on souhaite avoir un visuel sur les tâches non terminées ou sur les tâches qui sont affiliées uniquement à soi, on peut filtrer la liste et la trier. Par exemple, vous pouvez filtrer les missions restantes qui vous sont attribuées et les trier par deadline ou par statut.

Les sous tâches et dépendances

Ces dernières vont vous permettre de diviser et de détailler vos tâches puis de définir à qui elles sont attribuées et quand doivent-elles être réalisées. Ainsi vous pourrez visualiser comment les missions s’imbriquent.

 

Les commentaires

Très utilisée en gestion de projet, la fonction commentaire permet à chaque collègue d’annoter n’importe quel bloc. Il peut également mentionner quelqu’un et ajouter une pièce jointe dans le commentaire même.

Une fonction pratique si vous avez des corrections ou des précisions à apporter au travail effectué.

 

Les outils partenaires

Certaines entreprises ont besoin de se référer à des outils professionnels, de ce fait, Notion vous permet d’importer différentes fonctionnalités d’applications externes dans votre espace de travail. Dans sa longue liste de partenaires, vous trouverez notamment :

• Dropbox
• Zoom
• Evernot
• Jira
• Slack
• Google Drive
• Webex

 

Les bonnes pratiques pour la gestion de projet

 

Créez un tableau de bord auquel vos collaborateurs peuvent se référer. Insérez-y le calendrier général, la liste des missions, les personnes affiliées et les liens vers les différents espaces de travail de chacun (ou de chaque équipe).

De plus, au lieu de rediriger vos collaborateurs vers le tableau de bord lorsqu’ils veulent naviguer d’une page à l’autre, ajoutez sur chacune de ces dernières des rappels et liens directs vers les autres pages correspondantes.

Par ailleurs, vous pouvez aussi choisir qui peut modifier, visualiser ou commenter les différents éléments de vos pages.

Et surtout, servez-vous des connexions intelligentes entre les différents outils qu’offre Notion. Vous pouvez même synchroniser plusieurs bases de données entre elles sur différentes pages.

 

 

Pour aller plus loin

 

Vous trouverez beaucoup de conseils et astuces sur Youtube.

Nous vous conseillons :

Notion est une application qui peut paraître compliquée à première vue mais une fois que l’on a compris les bases, Notion rend votre gestion de projet et l’organisation de votre travail plus agréable.

Beaucoup d’utilisateurs l’utilisent pour organiser leur vie personnelle. Il existe plusieurs sites web qui proposent des “widgets” à intégrer pour rendre vos pages plus complètes et plus attrayantes (par exemple : Indify.co).

Notion met à votre disposition sur son site web ainsi que sur l’application directement, des Templates préconçus. La communauté propose aussi une grande quantité de Templates, vous les trouverez sur les réseaux sociaux ou sur internet.

 

Maintenant vous avez les clés en mains pour être le roi de la gestion de  projet. Alors, qu’attendez-vous ?

 

 

Voir aussi :